Wie führt man eine digitale Zeiterfassung im Unternehmen ein?

1. Den bestehenden Ablauf aufnehmen

Vor der Konfiguration wird dokumentiert, wie Arbeitszeiten heute entstehen und weiterverarbeitet werden. Dazu gehören Schichten, mobile Arbeit, Pausen, Abwesenheiten, Zuschläge und die Übergabe an die Lohnstelle.

Mitarbeitergruppen und Standorte erfassen
Vollzeit, Teilzeit, Minijob und Schichtmodelle trennen
Sonderfälle und aktuelle Korrekturwege notieren
Empfänger der Monatsdaten festlegen

2. Regeln und Rollen festlegen

Beschäftigte brauchen eindeutige Antworten: Wo wird gebucht? Wer darf korrigieren? Bis wann müssen fehlende Zeiten geklärt sein? Welche Führungskraft genehmigt Anträge? Die Software bildet diese Entscheidungen anschließend technisch ab.

Buchungswege je Gruppe festlegen
Pausen- und Rundungsregeln fachlich prüfen
Rollen nach dem Minimalprinzip vergeben
Vertretungen für Genehmigungen bestimmen

3. Mit einem vollständigen Testmonat starten

Einzelne Testbuchungen reichen nicht aus. Ein Testmonat deckt Feiertage, Urlaub, Krankheit, Zuschläge, Korrekturen und den Monatswechsel ab. Die Summen werden mit bekannten Vergleichswerten und dem Zielsystem der Lohnabrechnung geprüft.

Kleine repräsentative Pilotgruppe wählen
Soll- und Iststunden vergleichen
Monatsnachweise fachlich kontrollieren
Export erst nach erfolgreichem Test freigeben

Antworten rund um Timexo.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt von Mitarbeiterzahl, Zeitmodellen, Datenqualität und Schnittstellen ab. Ein klar abgegrenzter Pilot mit Testmonat ist verlässlicher als ein überhasteter Sofortstart.

Sollten Mitarbeitende beteiligt werden?

Ja. Frühzeitige Information und eine Pilotgruppe helfen, unklare Regeln und praktische Hürden vor dem Rollout zu erkennen.

Wann ist das Projekt abgeschlossen?

Nicht mit dem ersten Login, sondern wenn Buchungen, Korrekturen, Anträge, Monatsabschluss und Übergabe im Echtbetrieb zuverlässig funktionieren.