Pflichtkern und betriebliche Ergänzungen
Der Nachweis sollte nicht nur eine Endsumme zeigen. Tagesbezogene Werte ermöglichen, Arbeits- und Ruhezeiten zu prüfen und spätere Korrekturen zu erklären.
- Name oder eindeutige Personalnummer
- Monat und einzelne Arbeitstage
- Beginn, Ende und Dauer je Tag
- Pausen, Abwesenheiten und Korrekturstatus
- Sollzeit, Istzeit und Saldo, sofern betrieblich geführt
Prüfung, Freigabe und Aufbewahrung
Ein dokumentierter Monatsabschluss schafft einen festen Kontrollpunkt. Beschäftigte können die Daten prüfen; Verantwortliche klären fehlende oder unplausible Buchungen. Eine Unterschrift kann betrieblich sinnvoll oder in bestimmten Zusammenhängen verlangt sein, ersetzt aber keine korrekte Erfassung.
- Offene Buchungen sichtbar machen
- Änderungen mit Zeitpunkt und Verantwortlichkeit protokollieren
- Nachweis unveränderbar exportieren
- Aufbewahrungsfristen nach Anwendungsfall festlegen
Keine pauschale Rechtsgarantie
Ob ein Nachweis im Einzelfall alle gesetzlichen, tariflichen oder vertraglichen Anforderungen erfüllt, muss fachkundig geprüft werden. Timexo stellt die technische Erstellung und Dokumentation bereit, übernimmt aber keine Rechtsberatung.